1.

Tujuan

SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses penerimaan pesanan dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi di lapangan

2.

Kualifikasi Personal

Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah COO yang diturunkan kepada jajarannya.

3.

Dokumen Yang Digunakan

3.1. Form Inquiry (Excel Base).

3.2. Form Client Online (Website Base)

3.2. Dokumen lainnya.

4.

Prosedur Pelaksanaan

4.1. PIC (Person in Charge) adalah ia yang bertanggung jawab atas client dari Product Atera, Ctera, maupun Wedding 4.0.

4.2. Tugas PIC adalah menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.

  4.2.1. PIC memastikan kebutuhan client tersampaikan kepada perusahaan.

  4.2.2. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab PIC.

  4.2.3. PIC berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan  atau memberatkan perusahaan.

4.3. Contoh prosedur pelaksanaan konfirmasi data client :

  4.3.1. PIC mengkonfirmasi segala kebutuhan administrasi client terkait pembuatan Product dengan teknis dihubungi client secara langsung, maupun PIC yang secara langsung menghubungi client dengan  memanfaatkan fitur chat dalam media sosial.

  4.3.2. Welcoming chat client :

    4.3.2.1 PIC menghubungi client

Halo Kak ____, Perkenalkan saya _____ dari Bahtera untuk pembuatan Undangan/Buku Tamu Digital partner ____ (nama vendor/WO yang bekerja sama, jika direct, penyebutan partner tidak perlu dilampirkan). Untuk kebutuhan terkait Undangan/Buku Tamu Digital dapat berkordinasi dengan saya ya.

    4.3.2.2 Client menghubungi PIC dengan informasi partner

Halo Kak ____, Perkenalkan saya _____ dari Bahtera untuk pembuatan Undangan/Buku Tamu Digital partner ____ (nama vendor/WO yang bekerja sama, jika direct, penyebutan partner tidak perlu dilampirkan). Terima kasih telah menghubungi kami. Untuk kebutuhan terkait Undangan/Buku Tamu Digital dapat berkordinasi dengan saya ya.

    4.3.2.3. Client menghubungi PIC tanpa informasi partner

Halo Kak ____, Perkenalkan saya _____ dari Bahtera untuk pembuatan Undangan/Buku Tamu Digital. Sebelumnya, apakah kakak punya reffereral code?

4.3.3. Penjelasan PIC kepada Client

Saya coba jelaskan dulu yaa kak untuk digital invitationnya, untuk paket digital invitation saat ini ada 4 paket undangan yang umum dipakai. Yakni Servia, Carnival, Carnival Implementasi Desain dan Free Customize.

Untuk client __nama partner__ terdapat voucher potongan sebesar ______untuk setiap paket yg dipilih kak (jika ada voucher, jika tidak kalimat ini tidak perlu dilampirkan). Untuk paket Servia itu sesuai template saja jadi hanya bisa mengganti informasi dasarnya saja (foto, nama, tanggal, dll), Harganya sebesar _______.

Sedangkan untuk carnival client bisa request untuk mengganti warna background, font, dan sebagainya include pilih pake lagu dan video dg tambahan biaya sebesar ______. Berbeda dengan paket yg Carnival Implementasi Desain, jika kak______mau menggunakan referensi link undangan dari luar Bahtera itu di harga sebesar ______.

Untuk Free Customize, itu kak Fira bebas desain seperti yang diinginkan, tetapi dengan biaya tambahannya di harga sebesar ______.

Selain itu kita juga memiliki paket Buku Tamu Digital yaitu Paket Pathfinder dengan harga _____ dan Paket Voyager sebesar _____. Serta paket Wedding 4.0 Comers sebesar _____ dan Nauticus _____.

[Penjelasan rincian paket  undangan, buku tamu dan wedding 4.0 sebagaimana detail yang tercantum pada point 4.3.3.2 – 4.3.3.4.]

[Harga di atas disesuaikan sebagaimana client dari Vendor/WO/Direct sebagaimana yang tercantum dalam Trello]

Berikut adalah contoh undangan yang kami buat ya kak :

[Pelampiran link disesuaikan dengan Active Link yang terdapat dalam Trello]

    4.3.3.1 PIC melakukan konfirmasi terhadap client mengenai paket yang diambil, baik Undangan Digital, Buku Tamu Digital, maupun Wedding 4.0.

    4.3.3.2. Rincian detail Paket Undangan Digital :

• Paket SS Servia : Sesuai template, dan hanya bisa mengganti informasi dasar (foto, nama, tanggal, dll).
• Paket Carnival : Client dapat request warna background, font, pilih lagu, dan input video.
• Paket Carnival Implementasi Desain : Implementasi desain melalui link undangan diluar Data Base Bahtera hanya dijadikan sebagai referensi, bukan mengubah keseluruhan sistem undangan Bahtera.
• Paket Free Customize : 90% sama seperti referensi/request client.

    4.3.3.3. Rincian detail Paket Buku Tamu :

• Pathfinder (Search by Name & QR) 🡪 tidak menyediakan device.
• Voyager (+Usher 2org+Device 1 Laptop dan 1 Hp)

    4.3.3.4. Rincian detail Paket Wedding 4.0 :

• Comers (Undangan Digital Carnival + Buku Tamu) 🡪 tidak menyediakan device.
• Nauticus (+Usher 2org, 1 Laptop dan 1 Hp)

4.3.4. Konfirmasi data melalui Form Inquiry (Excel Base) yang telah disediakan oleh Perusahaan, untuk kemudian diberikan kepada client. Dengan memanfaatkan fitur chat dalam media sosial, berikut adalah contoh format yang sesuai dengan kebutuhan yang tertera dalam Form Inquiry.

Halo kak, ____

Untuk mempermudah proses pembuatan undangan dimohon untuk mengisi data melalui link berikut ini ya :

https://bahtera.in/our-product/digital-invitation/client-form/ atau menggunakan   format pengisian terlampir.

*CPW = Calon Pengantin Wanita

*CPP = Calon Pengantin Pria

1. Calon Pengantin Wanita

Nama CPW:

Nama Panggilan CPW:

Alamat Rumah CPW:

2. Calon Pengantin Pria

Nama CPP:

Nama Panggilan CPP:

Alamat Rumah CPP:

3. Rekening Bank

No. Rekening Bank (Untuk Amplop Online):

Cabang:

Atas Nama:

4. Detail Orang Tua

Nama ayah CPW:

Nama ibu CPW:

Nama ayah CPP:

Nama ibu CPP:

5. Akad

Tempat & Alamat:

Link Google Maps:

Tanggal Akad:

Jam (mulai s/d selesai):

6. Resepsi (bila berbeda dengan Akad)

Tempat & Alamat:

Link Google Maps:

Tanggal Resepsi:

Jam (mulai s/d selesai):

Sesi :

7. Tamu Undangan

Untuk tamu undangan, ka (Ghea/Nabila/Tria atau siapa) dapat mengirimkan data tamu undangannya dengan ketentuan sebagai berikut:

Contoh:

Nama: Zaky Pratama

Filter Tamu : Tamu Virtual (atau Tamu On Site)

Type Tamu:  VIP

Alamat (bila ada):

No Ponsel (bila terdapat):

Instagram (bila terdapat):”

    4.3.4.1 PIC diperbolehkan mengubah form chat tersebut dengan tetap memperhatikan form kebutuhan yang diperlukan oleh Perusahaan sebagai dasar Administrasi.

4.3.5. Setelah pengisian form oleh client, PIC wajib memastikan berbagai request client terkait dengan format sebagai berikut :

Request Client :

• Paket: Paket Servia/Carnival/Carnival Implementasi Desain/Free Customize/BukuTamu/Wedding 4.0
• Referensi Template : (link contoh undangan yg dikirimkan sebelumnya)
• Lagu :
• Warna template :
• Request lainnya :

4.3.6. PIC memastikan client untuk menginput foto/video undangan ke dalam Google Drive (Asset Client), yang sebelumnya telah dibuat folder terlebih dahulu oleh PIC dengan nama client sebagaimana yang tercantum dalam Form yang sudah diisi sebelumnya. Berikut link Google Drive Asset Client terlampir :

https://drive.google.com/drive/folders/1W8sD42FjBk3JIDfL2lx2Df-5hzfduIEe?usp=sharing

Contoh format Folder Client : Nisha & Rajib

    4.3.6.1. Foto unlimited.

    4.3.6.2. Client dapat request penempatan foto dalam layout undangan sebagaimana format nama di bawah ini :

1. Cover Utama (Halaman depan yang terdapat tombol buka undangan)

2. Cover Selamat Datang (Terdapat di layout undangan paling atas, setelah klik protokol kesehatan)

3. Info Mempelai

4. Info Pernikahan

5. Counting Down

6. Our Gallery – Opsional

7. RSVP dan Pesan untuk mempelai – Opsional

8. Gift (Nomor Rekening) – Opsional

9. Doa – Additional sesuai kebutuhan

10. Penutup – Opsional

4.3.7. PIC menjelaskan kepada client bahwa link undangan yang akan diberikan kepada client berupa link undangan general (umum) dan link per-tamu undangan. Jika client hanya menginginkan satu link undangan general (umum) saja, maka PIC hanya memberikan satu link undangan general (umum). Sedangkan jika client menginginkan link undangan general (umum) dan link per-tamu undangan, maka PIC wajib memberikan format list tamu undangan untuk kemudian diisi oleh client dengan format sebagai berikut :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Gz3BehDdWWAMVgUVQ-NUgUJYUQfVxdbc/edit?usp=sharing&ouid=117382655036745551383&rtpof=true&sd=true

    4.3.7.1. Tamu undangan unlimited/1x input.

    4.3.7.2. Jika client mengajukan penambahan list tamu undangan diluar 1x input sebagaimana keterangan di atas, maka client dikenakan charge tambahan sebesar Rp. 50.000/50 Tamu/1x Input.

    4.3.7.3. Jika client mengambil paket dengan buku tamu digital, maka format list tamu yang telah diisi oleh client diberikan kepada pihak yang mengintegrasikan buku tamu.

    4.3.7.4. Tamu undangan dalam list buku tamu digital max. 200 tamu undangan (BerQR ataupun tidak)

    4.3.7.5. Jika terdapat lebih dari 200 orang tamu undangan, maka terdapat charge penambahan biaya sebesar Rp. 50.000/25orang/1 Input tamu undangan dan berlaku kelipatan.

4.3.8. Setelah seluruh kebutuhan administrasi diterima, PIC wajib memberikan konfirmasi   kepada pihak terkait yang mengintegrasikan undangan melalui Trello – Bahtera Client, untuk kemudian di proses.

    4.3.8.1. PIC memberitahukan kepada client bahwa pembuatan undangan sedang diproses, dan membutuhkan waktu selama 3-5 hari pengerjaan.

4.3.9. Apabila pengerjaan undangan telah selesai, PIC memberikan link undangan kepada client dengan format sebagai berikut :

You are Invited by Bahtera for the upcoming ____ & ____’s Wedding!

They would love your presence in celebrating their marriage on______.

[Link Undangan Client]

    4.3.9.1 Client memiliki kesempatan untuk melakukan revisi sebanyak 6x dengan rincian  sebagai berikut :

• Revisi Minor : 3x request (mengubah informasi text : akun IG, no.rek amplop digital, preferensi bahasa)
• Revisi Mayor : 2x request (mengubah foto, video, musik, warna, font, tata letak tulisan, maps).
• Penambahan 1x request di luar briefing/request awal (tambah foto, video, teks, doa, turut mengundang)

    4.3.9.2. Jika client memiliki revisi, maka PIC wajib memberitahukan revisi tersebut secara detail kepada pihak yang mengintegrasikan undangan untuk kemudian ditindak lanjuti.

4.3.10. Setelah revisi selesai, PIC memberikan Quotation secara manual (Jika memiliki lebih dari 1 item order) dan Invoice tagihan kepada client yang dibuat secara otomatis melalui link di  bawah ini :

https://bahtera.in/create-invoice/ 

atau dengan format sebagai berikut :

Halo Kak ______

Berikut adalah rekapan pesanan (Undangan Digital/Buku Tamu Digital/Package) Kak___

1. (Undangan Digital/Buku Tamu Digital/Package)

Total pesanan Kak____ adalah ______

Pembayaran dapat dikirimkan melalui Rekening BCA 7772329817 an. PT Bahtera Solusi Nusantara.

Terima kasih

4.3.11. Jika segala kebutuhan terkait pembuatan Product telah selesai, PIC dapat melakukan closing chat terhadap client dengan format sebagai berikut :

Terimakasih atas kepercayaan dan mohon maaf apabila terdapat satu dan lain hal yang belum masuk ekspetasi Kak _____.

Kami angkat jangkar dahulu ya Kak, Kami percaya Kak ____ & pasangan dapat mengarungi Bahtera Rumah Tangga yang harmonis dan penuh oleh kebahagiaan.

Sampai bertemu di lain hari.

⚓ ⚓ ⚓

[PIC], Public Relation from Bahtera.

Kindly check our Instagram page and don’t forget to mention us on https://www.instagram.com/bahteraindonesia/