Bahtera logo

|
|
|
|
|

PT BAHTERA SOLUSI NUSANTARA

STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE

Sistem Handling Project

|
|
|
|
|

RINCIAN DOKUMEN DAN PERATURAN

Poin

Deskripsi

a.

Nomor Surat

01/SK.BSN/014/18-XI/MMXXII

b.

Mulai Berlaku

18 November 2022

c.

Revisi ke-

d.

Tanggal Revisi

e.

Tujuan Peraturan

Sistem Handling Project

f.

Penanggung Jawab

Muhammad Zaky Islami – Chief Operational Officer

g.

Dokumen Penunjang

PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Tujuan
SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses handling project dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanannya.

 

2. Kualifikasi Personal
Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah COO yang diturunkan kepada
jajarannya.

 

3. Ketentuan Umum

a. Project Manager adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam memimpin pelaksanaan project.
b. Tugas Project Manager adalah bertanggung jawab menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.
c. Assistant adalah karyawan Bahtera yang berperan sebagai assistant Project Manager.
d. Tugas Assistant adalah membantu Project Manager dalam mengimplementasikan kebutuhan client agar dapat terpenuhi.
e. Admin adalah karyawan Bahtera yang berperan mengatur segala administrasi yang dibutuhkan dalam Project.
f. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab Project Manager.
g. Project Manager berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan atau memberatkan perusahaan.

 

4. Prosedur pelaksanaan handling project :

a. Pelaksanaan handling project diawali dengan pemilihan Project Manager terlebih dahulu, dimana dalam prosesnya pemilihan atau penentuan Project Manager dapat ditunjuk secara langsung oleh jajaran Direktur atau berdasarkan kesepakatan bersama.
b. Setelah Project Manager ditentukan, dilanjutkan dengan penentuan Assistant dan Admin dimana dalam pemilihannya dilakukan dengan cara ditunjuk secara langsung oleh jajaran Direktur atau berdasarkan kesepakatan bersama.
c. Assistant dan Admin bersifat opsional, atau hanya berlaku jika dalam pelaksanaan project terkait dibutuhkan.
d. Project Manager mengarahkan tim yang terdiri dari Assistant dan Admin (Jika ada) dalam pembagian tugas sebagaimana kebutuhan client.
e. Setelah tim project terbentuk, Project Manager wajib untuk membuat perencanaan terkait pelaksanaan project yang diantaranya terdiri dari timeline, budgeting, hingga dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
f. Assistant wajib membantu Project Manager dalam mempersiapkan perencanaan terkait pelaksanaan project sebagaimana yang disebutkan dalam point e di atas.
g. Admin wajib membantu Assistant dalam menindaklanjuti perencanaan yang terdiri dari pembuatan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
h. Adapun dokumen-dokumen terkait diantaranya terdiri dari BAMOM, BAUT, BAST, BAPW
i. BAMOM adalah Berita Acara Minutes of Meetting (notulensi).
j. BAUT adalah Berita Acara Uji Terima
k. BAST adalah Berita Acara Serah Terima. Dimana dokumen terkait diserahkan pada saat Project dinyatakan selesai dan dapat diserahkan kepada client.
l. BAPWP adalah Berita Acara Waktu Penyelesaian Pekerjaan
m. BAUT adalah Berita Acara Uji Terima
n. UAT adalah User Acceptance Test

 

5. Prosedur penanganan jika terdapat keluhan/hambatan/permasalahan dalam Project :

a. Keluhan/hambatan/permasalahan yang terdapat dalam Project dimungkinkan terjadi pada client/internal tim.
b. Jika dalam pelaksanaannya terdapat situasi seperti point a di atas, maka Assistant Manager wajib untuk memproses situasi tersebut dan melaporkannya kepada Project Manager.
c. Jika pada saat memproses keluhan tersebut terbukti bahwa situasi terkait terjadi atas kesalahan dalam Tim Bahtera, maka Assistant Manager wajib menindaklanjutinya dan menyelesaikannya, untuk kemudian melaporkan kembali kepada Project Manager.
d. Jika dalam pelaksanannya penyelesaian yang diharapkan tidak berhasil, maka Project Manager wajib menindaklanjuti dan menyelesaikannya sebagaimana situasi yang terdapat dalam point a di atas.
e. Jika dalam pelaksanaannya tidak selesai sebagaimana yang diharapkan, maka Project Manager wajib memberikan laporan kepada C-Level untuk menindaklanjuti hal tersebut.
f. Bahtera hanya bertanggung jawab atas segala hal yang mungkin terjadi pada error atau kesalahan yang disebabkan oleh Bahtera.
h. Hambatan/Kesalahan/Keluhan diluar Bahtera, bukan merupakan tanggung jawab Bahtera.

Hal lain yang belum dibahas dalam SOP Sistem Handling Project ini akan dibahas dalam revisi nantinya.

DISPOSISI

NAMA

JABATAN

PARAF

Dibuat olehFania Melinda FasihCo. COO & Human Resource 
Diperiksa dan disetujui olehMuhammad Zaky IslamiDirektur Operasional / COO