|
|
|
|
|
PT BAHTERA SOLUSI NUSANTARA
PANDUAN
Sistem Handling Product Atera & Ctera
|
|
|
|
|
PROSEDUR PENGGUNAAN PRODUK
A. Tujuan
Panduan ini dibuat untuk mempermudah client dalam memahami alur pengoperasian/pengunaan produk Atera (Undangan Digital) maupun Ctera (Buku Tamu Digital).
B. Ketentuan Umum
● PIC (Person in Charge) adalah ia yang bertanggung jawab atas client dari Product Atera dan Ctera.
● Staff adalah karyawan Bahtera.
● Officer Support on the field merupakan karyawan Bahtera atau orang yang ditunjuk Bahtera untuk menjadi penanggung jawab handling product Ctera (Buku Tamu) di lapangan.
C. Atera (Undangan Digital)
1. Jenis Paket Undangan
Client dapat memilih tipe undangan digital yang diinginkan terlebih dahulu melalui beberapa tipe / paket melalui contoh link undangan yang dikirimkan PIC sebelumnya, dengan rincian paket di bawah ini :
● Paket SS Servia : Sesuai template, dan hanya bisa mengganti informasi dasar (foto, nama, tanggal, dll).
● Paket Carnival : Client dapat request warna background, font, pilih lagu, dan input video.
● Paket Carnival Implementasi Desain : Implementasi desain melalui link undangan diluar Data Base Bahtera hanya dijadikan sebagai referensi, bukan mengubah keseluruhan sistem undangan Bahtera.
● Paket Free Customize : 90% sama seperti referensi/request client.
2. Fitur / Bagian dalam Undangan
● Cover Utama (Halaman depan yang terdapat tombol buka undangan)
● Cover Selamat Datang (Terdapat di layout undangan paling atas, setelah klik protokol kesehatan)
● Info Mempelai
● Info Pernikahan
● Counting Down
● Our Gallery
● RSVP dan Pesan untuk mempelai (konfirmasi kehadiran akan otomatis masuk ke email client)
● Gift (Nomor Rekening)
● Doa
3. Pengisian Formulir Undangan
Setelah client menetapkan pilihan paket, selanjutnya client dapat mengisi Form Inquiry (Excel Base) yang telah disediakan oleh Bahtera untuk kebutuhan informasi dalam Undangan.
4. Request Client
Untuk melengkapi keinginan client, client dapat menginput foto, video, serta request lainnya sebagaimana format yang disediakan Bahtera berikut ini.
● Foto dan Video (unlimited)
Client wajib memberitahukan kepada PIC pada saat dan setelah upload foto dan atau video untuk kemudian dapat diproses.
Adapun link upload tersebut sebagai berikut :
https://drive.google.com/drive/folders/1W8sD42FjBk3JIDfL2lx2Df-5hzfduIEe?usp=sharing
● Request Client
Jika client memiliki request diluar informasi yang terdapat dalam formulir, maka client dapat mengisi request undangan melalui format berikut ini :
Request Client :
– Paket : Paket Servia/Carnival/Carnival Implementasi Desain/Free Customize/BukuTamu/Wedding 4.0 *pilih salah satu
– Referensi Template : (link contoh undangan yg dikirimkan sebelumnya)
– Lagu :
– Warna template :
– Request lainnya :
5. Link Undangan
● Link domain undangan digital yang diberikan dibuat berdasarkan request client dengan format link general : request-nama.bahtera.in/ dan link per-tamu : request-nama.bahtera.in/nama-tamu
● Link undangan yang akan diberikan kepada client berupa link undangan general (umum) dan link per-tamu undangan. Jika client hanya menginginkan satu link undangan general (umum) saja, maka PIC hanya memberikan satu link undangan general (umum). Sedangkan jika client menginginkan link undangan general (umum) dan link per-tamu undangan, maka client wajib mengisi format list tamu undangan sebagaimana yang diberikan oleh PIC.
● Perbedaan link undangan general dan link per-tamu undangan.
Link undangan general merupakan link undangan yang dapat diakses oleh seluruh tamu, sehingga tidak terdapat penamaan nama tamu dalam cover utama undangan. Sedangkan link undangan per-tamu merupakan link undangan yang dapat diakses hanya oleh tamu terkait, dengan terdapat penamaan di cover utama undangan. Adapun perbedaan keduanya diantaranya :
6. Terms and Condition
● Tamu undangan unlimited/1x input.
● Jika client mengajukan penambahan list tamu undangan diluar 1x input sebagaimana keterangan di atas, maka client dikenakan charge tambahan sebesar Rp. 50.000/50 Tamu/1x Input.
● Tamu undangan dalam list buku tamu digital max. 200 tamu undangan (Ber-QR ataupun tidak)
● Jika terdapat lebih dari 200 orang tamu undangan, maka terdapat charge penambahan biaya sebesar Rp. 50.000/25orang/1x Input tamu undangan dan berlaku kelipatan.
7. Revisi
Client memiliki kesempatan untuk mengajukan revisi sebanyak 6x dengan rincian sebagai berikut :
● Revisi Minor : 3x request (mengubah informasi text : akun IG, no.rek amplop digital, preferensi bahasa)
● Revisi Mayor : 2x request (mengubah foto, video, musik, warna, font, tata letak tulisan, maps).
● Penambahan 1x request di luar briefing/request awal (tambah foto, video, teks, doa, turut mengundang)
● Jika masih terdapat revisi diluar kuota revisi yang diberikan, maka client akan dikenakan charge sebesar Rp. 50.000/komponen yang ingin dilakukan revisi kembali.
8. Finalisasi
Setelah undangan selesai dibuat, PIC akan mengirimkan undangan tersebut kepada client secara langsung untuk kemudian dapat disebarkan.
D. Ctera (Buku Tamu Digital)
1. Jenis Paket Buku Tamu
● Pathfinder (Fitur Search by Name & QR code)
● Voyager (Fitur Search by Name & QR code, 2 orang penerima tamu *tidak termasuk make up dan attire)
2. Jenis Paket Gabungan
● Comers & Goers (Undangan Digital Carnival + Buku Tamu)
● Nauticus Sailmate (Undangan Digital Carnival + Buku Tamu, 2 orang penerima tamu *tidak termasuk make up dan attire)
3. Fitur / Bagian dalam Buku Tamu
Buku tamu digital dilengkapi dengan Fitur Search by Name dan Scan QR Code.
● Search by Name
Fitur yang dapat digunakan dengan cara melakukan check in dan check out pada tamu secara otomatis, yang dilakukan dengan mencari nama tamu melalui halaman yang sudah disediakan Bahtera seperti tampilan di bawah ini.
Fitur ini dapat digunakan dengan cara melakukan scan pada QR code yang tertera dalam halaman cover utama undangan digital yang diberikan kepada tamu, untuk kemudian di scan melalui aplikasi Ctera (Android) pada saat tamu hadir ke Venue sebagaimana tampilan berikut:
4. Pengisian Formulir Buku Tamu
Setelah client menetapkan pilihan paket, selanjutnya client dapat mengisi Form Inquiry (Excel Base) yang telah disediakan oleh Bahtera untuk kebutuhan informasi dalam Buku Tamu.
5. Terms and Conditions
● Tamu undangan Up to 200 tamu/1x input (Ber-QR ataupun tidak)
● Jika client mengajukan penambahan list tamu diluar 1x input sebagaimana keterangan di atas, atau terdapat lebih dari 200 orang tamu undangan, maka client dikenakan charge tambahan sebesar Rp. 50.000/25 Tamu/1x Input.
6. Pengoperasian Buku Tamu
● Pelaksanaan handling product Ctera (Buku Tamu) dapat dilaksanakan oleh penerima tamu yang berasal dari Staff Bahtera atau client dengan atau tanpa Officer Support on the field.
● Jika dalam pelaksanaannya penerima tamu berasal dari client yang akan mengoperasikan Buku Tamu tanpa didampingi Officer Support on the field, maka penerima tamu yang berasal dari client terkait wajib melaksanakan training pengoperasian Buku Tamu terlebih dahulu.
7. After Event
Setelah event dilaksanakan, client mendapatkan laporan kehadiran tamu yang akan diberikan oleh PIC maksimal 2 x 24 jam setelah acara dilaksanakan.
Hal lain yang belum dibahas dalam Panduan Product ini dapat ditanyakan secara langsung kepada PIC berkaitan.
DISPOSISI | NAMA | JABATAN | PARAF |
| Dibuat oleh | Fania Melinda Fasih | Co. COO & Human Resource | |
| Diperiksa dan disetujui oleh | Muhammad Zaky Islami | Direktur Operasional / COO |