1. Tujuan

SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses Purchase Requisitions and Purchase Orders dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanaannya.

2. Kualifikasi Personal

Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah Chief Operational Officer yang diturunkan kepada jajarannya.

3. Ketentuan Umum

a. Head of Product Sales & Marketing adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam memimpin pelaksanaan permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.
b. Tugas Head of Product Sales & Marketing adalah bertanggung jawab menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.
c. Assistant adalah karyawan Bahtera yang berperan sebagai assistant Head of Product Sales & Marketing.
d. Tugas Assistant adalah membantu Head of Product Sales & Marketing dalam mengimplementasikan kebutuhan client agar dapat terpenuhi.

e. Admin adalah karyawan Bahtera yang berperan mengatur segala administrasi yang dibutuhkan dalam proses permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.
f. Tim Operasional adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam persedian barang yang siap untuk dijual.
g. Tugas Tim Operasional adalah bertanggung jawab terhadap kualitas produk agar sesuai dengan kebutuhan client.
h. Tim Keuangan adalah yang bertanggung jawab terhadap sistem pembayaran produk yang sesuai dengan Agreement.
i. Kurir adalah pihak ketiga yang berperan mengantarkan pesanan pembelian kepada client secara aman dan tepat waktu.
j. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab Head of Product Sales & Marketing.
k. Head of Product Sales & Marketing berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan atau memberatkan perusahaan.

4. Prosedur pelaksanaan Delivery Orders :

a. Dalam proses Delivery Order diawali dengan Admin memastikan kepada Tim Produksi untuk kesediaan barang yang akan dikirimkan kepada Client;
b. Setelah barang siap untuk dikirimkan maka Tim Produksi membuat Surat Delivery Order 3 rangkap. (warna Putih untuk Client, warna Kuning untuk Admin, dan Hijau untuk Kurir pengantaran);
c. Mengirimkan surat Delivery Order berwarna kuning kepada Admin sebagai bukti bahwa barang akan dikirimkan;
d. Mengirimkan surat Delivery Order berwarna Hijau kepada kurir, sebagai panduan pengantaran berisikan alamat dan serta Identitas (nama dan no telepon) Client;
e. Mengirimkan barang beserta surat Delivery Order berwarna Putih kepada Client yang dititipkan sebelumnya kepada kurir pengantaran;
f. Setelah barang diterima oleh Client, maka Client harus menandatangani surat Delivery Order tersebut sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan aman;
g. Kurir menyampaikan surat Delivery Order yang telah di tanda tangan tersebut kepada Admin, sebagai bukti bahwa sistem pengantaran barang telah diterima oleh Client.

5. Indikator Ukuran Keberhasilan

a. Barang yang dikirimkan kepada Client sesuai dengan spesifikasi yang disampaikan dalam Agreement;
b. Tidak ada komplain dari Client.