Bahtera logo

|
|
|
|
|

PT BAHTERA SOLUSI NUSANTARA

STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE

Delivery Order

|
|
|
|
|

RINCIAN DOKUMEN DAN PERATURAN

Poin

Deskripsi

a.

Nomor Surat

01/SK.BSN/018/21-XII/MMXXII

b.

Mulai Berlaku

21 Desember 2022

c.

Revisi ke-

d.

Tanggal Revisi

e.

Tujuan Peraturan

Sistem Delivery Order

f.

Penanggung Jawab

Muhammad Zaky Islami – Chief Operational Officer

g.

Dokumen Penunjang

PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Tujuan

SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses Delivery Order dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanaannya.

 

2. Kualifikasi Personal

Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah Chief Operational Officer yang diturunkan kepada jajarannya.

 

3. Ketentuan Umum

a. Head of Product Sales & Marketing adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam memimpin pelaksanaan permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.
b. Tugas Head of Product Sales & Marketing adalah bertanggung jawab menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.
c. Assistant adalah karyawan Bahtera yang berperan sebagai assistant Head of Product Sales & Marketing.
d. Tugas Assistant adalah membantu Head of Product Sales & Marketing dalam mengimplementasikan kebutuhan client agar dapat terpenuhi.
e. Admin adalah karyawan Bahtera yang berperan mengatur segala administrasi yang dibutuhkan dalam proses permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.
f. Tim Operasional adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam persedian barang yang siap untuk dijual.
g. Tugas Tim Operasional adalah bertanggung jawab terhadap kualitas produk agar sesuai dengan kebutuhan client.
h. Kurir adalah pihak ketiga yang berperan mengantarkan pesanan pembelian kepada client secara aman dan tepat waktu.
i. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab Head of Product Sales & Marketing.
j. Head of Product Sales & Marketing berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan atau memberatkan perusahaan.

 

4. Prosedur pelaksanaan Purchase Requisitions & Purchase Orders :

a. Dalam proses purchase requisitions diawali dengan pemberian penawaran kepada client terlebih dahulu, sebelum dilanjutkan pada pemberian Quotation ataupun Purchase Order;
b. Jika penawaran yang diberikan kepada client telah disepakati, Admin dapat mengeluarkan Quotation kepada client terkait;
c. Jika dalam pelaksanaannya terdapat perubahan, client dapat melakukan negosiasi dengan Head of Product Sales & Marketing sebelum dilanjutkan pada Agreement;
d. Apabila negosiasi telah berujung pada kesepakatan antara kedua belah pihak, maka kedua belah pihak dapat melanjutkan ke dalam pembuatan Agreement;
e. Pembuatan Agreement atau Perjanjian Kerjasama/Perjanjian Pembelian dapat dilakukan oleh Pihak Bahtera, ataupun pihak client;
f. Jika Agreement atau pembuatan Perjanjian Kerjasama dibuat oleh Bahtera, maka Head of Product Sales & Marketing mengajukan pembuatan Agreement tersebut kepada Tim Operasional untuk ditindaklanjuti;

g. Jika Agreement atau pembuatan Perjanjian Kerjasama dibuat oleh client, maka Project Manager bersama Tim Operasional & Tim Legal dapat melakukan review terhadap perjanjian tersebut, dengan persetujuan Chief Operational Officer;
h. Apabila Perjanjian Pembelian atau Penyewaan tersebut telah disetujui, maka Draft Perjanjian dapat dikirim kembali kepada client untuk ditandatangani;
i. Penandatanganan dokumen Perjanjian Pembelian atau Penyewaan dapat dilakukan baik secara langsung maupun digital;
j. Jika dilakukan secara digital, maka pengiriman dokumen dapat dilakukan melalui Mekari E-Sign atau Privy.Id;
k. Jika Penandatanganan Perjanjian Kerjasama telah selesai, maka Tim Operasional membuat invoice;
l. Mengirimkan invoice berwarna putih kepada client sesuai dengan termin yang telah ditentukan di dalam Perjanjian;
m. Client melakukan pembayaran pembelian/penyewaan barang melalui transfer maupun cash sesuai dengan kesepakatan sebelumnya;
n. Bagian keuangan mengkonfirmasi pembayaran Client. Apabila pembayaran terkonfirmasi, bagian keuangan meneruskan informasi ke Bagian Tim Operasional. Apabila pembayaran tidak terkonfirmasi, bagian keuangan meneruskan informasi ke bagian Admin untuk mengkonfirmasikan ulang pembayaran kepada Client;
o. Mengirimkan invoice berwarna kuning kepada Admin untuk data pembelian perusahaan;
p. Mengirimkan invoice berwarna merah kepada Admin kedua (Keuangan) untuk data perusahaan;
q. Mengirimkan invoice berwarna hijau kepada Tim Produksi / Operasional untuk bukti orderan barang yang masuk;
r. Selanjutnya oleh Tim Produksi / Operasional dilanjutkan perakitan barang yang sesuai dengan permintaan Client.

Hal lain yang belum dibahas dalam SOP Sistem Purchase Requisitions and Purchase Orders ini akan dibahas dalam revisi nantinya.

DISPOSISI

NAMA

JABATAN

PARAF

Dibuat olehRizka AnnisaAssistant Head of Product Sales & Marketing 
Diperiksa dan disetujui olehMuhammad Zaky IslamiDirektur Operasional / COO