1. Tujuan

SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses handling product dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi di lapangan.

2. Kualifikasi Personal
Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah COO yang diturunkan kepada
jajarannya.

3. Ketentuan Umum
a. PIC (Person in Charge) adalah ia yang bertanggung jawab atas client dari Product Atera, Ctera, maupun Wedding 4.0.
b. Tugas PIC adalah menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.
c. PIC memastikan kebutuhan client tersampaikan kepada perusahaan.
d. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab PIC.
e. PIC berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan atau memberatkan perusahaan.
f. Officer Support on the field merupakan karyawan Bahtera atau orang yang ditunjuk Bahtera untuk menjadi penanggung jawab handling product Ctera (Buku Tamu) di lapangan.

4. Prosedur pelaksanaan handling product Ctera (Buku Tamu) 
a. Pelaksanaan handling product Ctera (Buku Tamu) dapat dilaksanakan dengan atau tanpa Officer Support on the field.
b. PIC wajib memastikan kebutuhan client terkait kebutuhan Officer Support on the field.
c. Terdapat Officer Support on the field :

– Jika client memberikan konfirmasi terkait kebutuhan Officer Support di lapangan maka Officer Support yang ditunjuk wajib untuk mengikuti segala aturan yang terdapat dalam ketentuan ini ataupun segala ketentuan lain yang mengatur.
– Officer Support on the field wajib berpakaian semi formal, sopan dan rapi atau disesuaikan sebagaimana request tertentu client berkaitan.
– Officer Support on the field wajib datang tepat pada waktunya sebagaimana yang disepakati bersama dengan client.
– Officer Support on the field wajib memastikan segala kebutuhan terkait handling produk kepada PIC yang bertanggung jawab. Kebutuhan tersebut diantaranya terkait kebutuhan perangkat (laptop windows, laptop mackbook, android), pakaian Officer Support, dan request client lainya (jika ada).

d. Tanpa Officer Support on the field :

– Jika client memberikan konfirmasi terkait tidak dibutuhkannya Officer Support di lapangan, maka PIC wajib memastikan segala kebutuhan client terkait perangkat (laptop windows, laptop mackbook, android) sebagaimana yang tercantum dalam ketentuan SOP Officer Support on the field.
– PIC juga wajib memastikan bahwa penerima tamu dapat mengoperasikan produk Ctera (Buku Tamu) dengan baik sebagaimana mestinya.

5. Prosedur penanganan jika terdapat error pada product Ctera (Buku Tamu) 
a. Terdapat Officer Support on the field :

– PIC memastikan Officer Support di Venue telah melakukan briefing penggunaan produk pada penerima tamu, dan penerima tamu paham dalam mengoperasikan produk.
– Jika dalam pelaksanaannya terdapat hambatan/keluhan terkait penggunaan produk, maka hal ini menjadi tanggung jawab sepenuhnya Officer Support yang bertugas, untuk kemudian ditindak lanjuti.
– Hambatan/keluhan yang mungkin terjadi diantaranya memiliki beberapa kemungkinan, diantaranya dimungkinkan terjadi error pada aplikasi Ctera (Scan QR) maupun error pada website Ctera (Search by Name).
– Jika terdapat error pada aplikasi Ctera (Scan QR), maka Officer Support dapat mengalihkan sementara untuk melakukan input tamu pada website Ctera (Search by Name), dan berlaku sebaliknya.
– Jika dalam praktiknya terdapat error sementara pada keduanya aplikasi Ctera (Scan QR) maupun website Ctera (Search by Name), maka Officer Support wajib mencatat list tamu secara manual terlebih dahulu, untuk kemudian diinput kembali ke dalam Ctera pada saat aplikasi sudah berjalan normal.
– Jika dalam praktiknya hambatan/keluhan yang ada tidak dapat diatasi, maka Officer Support wajib memberikan laporan kepada PIC.
– Setelah menerima laporan, PIC wajib memberitahukan hambatan/keluhan tersebut kepada Tim Teknis IT untuk ditindak lanjuti.
– Tim Teknis IT wajib segera menindaklanjuti hambatan/keluhan tersebut, dan memberikan laporan balik kepada PIC terkait tindak lanjut hambatan/keluhan yang ada.
– Setelah mendapat informasi melalui Tim Teknis IT, PIC wajib memberitahukan tindak lanjut tersebut kepada Officer Support untuk dapat ditangani.

b. Tidak terdapat Officer Support on the field :

– PIC memastikan client telah mendapatkan briefing mengenai penggunaan produk Ctera pada penerima tamu, dan penerima tamu paham dalam mengoperasikan produk.
– Jika dalam pelaksanaannya terdapat hambatan/keluhan terkait penggunaan produk, maka hal ini menjadi tanggung jawab sepenuhnya PIC yang bertugas, untuk kemudian ditindaklanjuti.
– Hambatan/keluhan yang mungkin terjadi diantaranya memiliki beberapa kemungkinan, diantaranya dimungkinkan terjadi error pada aplikasi Ctera (Scan QR) maupun error pada website Ctera (Search by Name).
– Jika terdapat error pada aplikasi Ctera (Scan QR), maka PIC dapat memberikan informasi kepada client untuk mengalihkan sementara proses input tamu pada website Ctera (Search by Name), dan berlaku sebaliknya.
– Jika dalam praktiknya terdapat error sementara pada keduanya; aplikasi Ctera (Scan QR) maupun website Ctera (Search by Name), maka PIC memberikan informasi kepada client untuk mencatat list tamu secara manual terlebih dahulu, untuk kemudian diinput kembali ke dalam Ctera pada saat aplikasi sudah dapat digunakan.
– Jika dalam praktiknya hambatan/keluhan yang ada tidak dapat diatasi, maka client wajib memberikan laporan kepada PIC.
– Setelah menerima laporan, PIC wajib memberitahukan hambatan/keluhan tersebut kepada Tim Teknis IT untuk ditindak lanjuti.
– Tim Teknis IT wajib segera menindaklanjuti hambatan/keluhan tersebut, dan memberikan laporan balik kepada PIC terkait tindak lanjut hambatan/keluhan yang ada.
– Setelah mendapat informasi melalui Tim Teknis IT, PIC wajib memberitahukan tindak lanjut tersebut kepada client untuk dapat ditindak lanjuti.

6. Penanganan keluhan/hambatan product Ctera (Buku Tamu) 

a. Jika dalam pelaksanaannya keluhan/hambatan product Ctera (Buku Tamu) tidak dapat diatasi pada hari yang sama dalam pelaksanaan event, maka Officer Support (jika ada) dan/atau PIC wajib untuk memberikan laporan kepada Tim Teknis IT.
b. Setelah menerima laporan, Tim Teknis IT wajib untuk memproses keluhan tersebut dan menindaklanjutinya, untuk kemudian melaporkan kembali kepada PIC.
c. Jika pada saat memproses keluhan tersebut terbukti bahwa hambatan yang ada terjadi atas kesalahan pada produk Ctera, maka PIC wajib melaporkan kepada COO terkait kerugian yang diderita client.
d. PIC memberitahukan informasi tersebut kepada client, dan memberikan informasi terkait kompensasi yang dapat diberikan oleh Bahtera yang telah disepakati bersama antara PIC, COO, dan client, sebagai bentuk tanggung jawab Bahtera.
e. Bahtera hanya bertanggung jawab atas segala hal yang mungkin terjadi pada error atau kerusakan produk Ctera.
f. Hambatan/Kesalahan/Keluhan diluar produk, officer support Bahtera, dan penerima tamu Bahtera, bukan merupakan tanggung jawab Bahtera.