|
|
|
|
|
PT BAHTERA SOLUSI NUSANTARA
STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE
Sistem Accepting Project
|
|
|
|
|
RINCIAN DOKUMEN DAN PERATURAN
Poin | Deskripsi | |
a. | Nomor Surat | 01/SK.BSN/016/15-XII/MMXXII |
b. | Mulai Berlaku | 15 Desember 2022 |
c. | Revisi ke- | |
d. | Tanggal Revisi | |
e. | Tujuan Peraturan | Sistem Accepting Project |
f. | Penanggung Jawab | Muhammad Zaky Islami – Chief Operational Officer |
g. | Dokumen Penunjang | – |
PROSEDUR PELAKSANAAN
1. Tujuan
SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa proses accepting project dapat berjalan dengan lancar, untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanannya.
2. Kualifikasi Personal
Penanggungjawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah COO yang diturunkan kepada
jajarannya.
3. Ketentuan Umum
a. Project Manager adalah karyawan Bahtera yang bertanggung jawab dalam memimpin pelaksanaan project.
b. Tugas Project Manager adalah bertanggung jawab menjadi jembatan antara client dengan Bahtera agar kebutuhan client dapat terpenuhi.
c. Assistant adalah karyawan Bahtera yang berperan sebagai assistant Project Manager.
d. Tugas Assistant adalah membantu Project Manager dalam mengimplementasikan kebutuhan client agar dapat terpenuhi.
e. Admin adalah karyawan Bahtera yang berperan mengatur segala administrasi yang dibutuhkan dalam Project.
f. Client menjadi sepenuhnya tanggung jawab Project Manager.
g. Project Manager berhak membatalkan, menerima, dan menolak client apabila dirasa merugikan atau memberatkan perusahaan.
4. Prosedur pelaksanaan accepting project :
a. Dalam proses accepting project diawali dengan pemberian penawaran kepada client terkait terlebih dahulu, sebelum dilanjutkan pada pemberian Quotation ataupun Purchase Order;
b. Jika penawaran yang diberikan kepada client telah disepakati, Admin dapat mengeluarkan Quotation kepada client terkait;
c. Jika dalam pelaksanaannya terdapat perubahan, client dapat melakukan negosiasi dengan Project Manager sebelum dilanjutkan pada Agreement;
d. Apabila negosiasi telah berujung pada kesepakatan antara kedua belah pihak, maka kedua belah pihak dapat melanjutkan ke dalam pembuatan Agreement;
e. Pembuatan Agreement atau Perjanjian Kerjasama dapat dilakukan oleh Pihak Bahtera, ataupun pihak client;
f. Jika Agreement atau pembuatan Perjanjian Kerjasama dibuat oleh Bahtera, maka Project Manager mengajukan pembuatan Agreement tersebut kepada Tim Operasional untuk ditindaklanjuti;
g. Jika Agreement atau pembuatan Perjanjian Kerjasama dibuat oleh client, maka Project Manager bersama Tim Operasional & Tim Legal dapat melakukan review terhadap perjanjian tersebut, dengan persetujuan Chief Operational Officer;
h. Apabila Perjanjian Kerjasama tersebut telah disetujui, maka Draft Perjanjian dapat dikirim kembali kepada client untuk ditandatangani;
i. Penandatanganan dokumen Perjanjian Kerjasama dapat dilakukan secara langsung maupun digital;
j. Jika dilakukan secara digital, maka pengiriman dokumen dapat dilakukan melalui Mekari E-Sign atau Privy.Id;
k. Jika Penandatanganan Perjanjian Kerjasama telah selesai, maka Tim Operasional dapat mengirimkan invoice kepada client sesuai dengan termin yang telah ditentukan di dalam Perjanjian.
Hal lain yang belum dibahas dalam SOP Sistem Accepting Project ini akan dibahas dalam revisi nantinya.
DISPOSISI | NAMA | JABATAN | PARAF |
Dibuat oleh | Fania Melinda Fasih | Co. COO & Human Resource | |
Diperiksa dan disetujui oleh | Muhammad Zaky Islami | Direktur Operasional / COO |